10 retos comunes de mantenimiento resueltos por el software de GMAO

Índice

Introducción al software de GMAO

El software de gestión informatizada del mantenimiento (G MAO) es una potente herramienta que ayuda a las empresas a integrar a la perfección las operaciones, agilizar la gestión de activos y el mantenimiento y facilitar una planificación eficaz. También conocido como software de Gestión de Activos Empresariales (EAM), el CMMS organiza, rastrea y simplifica una miríada de operaciones de mantenimiento, tomando el confuso revoltijo de hojas de cálculo, historiales de reparación, manuales, registros de garantía y órdenes de trabajo y convirtiéndolo en una entidad digitalmente accesible y manejable. Desde la programación de tareas rutinarias de mantenimiento preventivo hasta la gestión de grandes inventarios, el software GMAO le ayuda de forma eficaz. Esta herramienta digital es una respuesta rotunda a los múltiples retos a los que se enfrenta a menudo la gestión del mantenimiento, desde un flujo de trabajo ineficaz hasta sobrecostes.

Problemas comunes de mantenimiento

Agilización de la gestión del flujo de trabajo: Automatiza y organiza las órdenes de trabajo, mejorando la comunicación y la eficiencia.
Garantizar un mantenimiento preventivo regular: Programa y realiza un seguimiento del mantenimiento preventivo, reduciendo las averías de los equipos y el tiempo de inactividad.
Reducción del tiempo de inactividad imprevisto de los equipos: Ofrece capacidades de mantenimiento predictivo, identificando problemas antes de que causen averías.
Optimización de la gestión de inventarios: Realiza un seguimiento de las piezas de repuesto y los materiales, evitando el exceso de existencias y la escasez.
Simplificación del cumplimiento de la normativa: Organiza y automatiza las tareas relacionadas con la conformidad, mejorando el cumplimiento de las normas del sector.
Priorización eficaz de las reparaciones: Ayuda a priorizar las tareas de mantenimiento en función de su criticidad, reduciendo las interrupciones operativas.
Maximización de la vida útil de los equipos: Facilita el mantenimiento preventivo y el análisis predictivo, alargando la vida útil de los equipos.
Mantenimiento de normas de alta calidad: Estandariza los protocolos de mantenimiento, garantizando la coherencia y la calidad.
Control de los costes de mantenimiento: Rastrea y analiza los gastos de mantenimiento, ayudando en la toma de decisiones rentables.
Mejora de la comunicación y la coordinación: Centraliza la comunicación, mejorando las actualizaciones en tiempo real y la colaboración en equipo.

La importancia de una gestión adecuada del mantenimiento

Una gestión del mantenimiento de calidad es un pilar esencial para el éxito de cualquier operación, independientemente del sector. Una estrategia eficaz de gestión del mantenimiento mantiene los activos físicos de una empresa en condiciones óptimas de funcionamiento, minimiza los tiempos de inactividad imprevistos, reduce los costes y prolonga la vida útil de los activos. En esencia, se trata de gestionar los recursos con eficacia: garantiza que los equipos sean seguros y estén disponibles cuando se necesitan, ayuda a evitar reparaciones de emergencia y compras urgentes, y asegura que las empresas estén preparadas para cumplir sus promesas a los clientes.

Sin embargo, estar al día de las tareas de mantenimiento puede ser un proceso complejo y laborioso. Cada activo requiere un cuidado diferente y, si se dejan en manos de la memoria humana o de sistemas de seguimiento rudimentarios, las tareas de mantenimiento cruciales pueden perderse fácilmente. Si a esto le añadimos la necesidad de reparaciones imprevistas y emergencias, el reto es considerable. Con el software de GMAO, la gestión del mantenimiento se convierte en una tarea mucho más manejable, que va más allá de las meras reparaciones "fixit" para adoptar un enfoque integral, eficiente y predictivo.

Reto 1: Flujo de trabajo ineficaz y cómo ayuda la GMAO

Uno de los problemas más comunes en las operaciones de mantenimiento son los flujos de trabajo ineficaces. Cuando las tareas se distribuyen de forma desordenada, se confía excesivamente en el papel o en plataformas digitales inconexas, o cuando los datos valiosos quedan enterrados en montones de papeleo, pueden producirse costosos retrasos y fallos del sistema.

Los flujos de trabajo ineficaces pueden enturbiar las líneas de comunicación entre departamentos, crear montones de papeleo y hacer que se pierdan o dupliquen tareas. Es un asesino de la productividad. Las instrucciones de reparación sobre la marcha, la falta de actualizaciones en tiempo real de las órdenes de trabajo, las asignaciones de tareas contradictorias... todo ello culmina en ineficiencias que las empresas de hoy en día simplemente no se pueden permitir.

La GMAO viene al rescate agilizando los flujos de trabajo y permitiendo una comunicación transparente y en tiempo real entre departamentos y equipos. Este software realiza un seguimiento de todas las órdenes de trabajo, asignándolas, programándolas y supervisándolas eficazmente. Como resultado, los equipos conocen sus tareas, los plazos y pueden marcar el trabajo completado, notificándoselo al instante a la siguiente persona o equipo de la fila.

El software de GMAO puede automatizar muchos aspectos del proceso de programación del mantenimiento, mostrando de forma transparente qué miembro del equipo es responsable de qué tarea. Con toda la información archivada digitalmente y fácilmente accesible, una solución de GMAO puede facilitar la elaboración de informes en tiempo real, lo que permite un análisis más preciso y una rápida actuación sobre los problemas antes de que se conviertan en problemas importantes.

Reto 2: Mantenimiento preventivo ignorado y solución de GMAO

El mantenimiento preventivo es esencial para garantizar que los equipos funcionen de forma eficiente y sin problemas. Sin embargo, con frecuencia se pasa por alto debido a diversos factores, como la escasez de mano de obra, el seguimiento manual o la falta de priorización del mantenimiento programado adecuado. En consecuencia, la no realización de revisiones periódicas de mantenimiento preventivo puede dar lugar a costosas reparaciones, tiempos de inactividad inesperados y una disminución de la productividad.

En este problema tan común entre los departamentos de mantenimiento es donde un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO) despliega toda su magia. Una GMAO centraliza todos los datos de activos y mantenimiento en una plataforma accesible. Debido a su naturaleza automatizada, reduce las probabilidades de pasar por alto accidentalmente las tareas de mantenimiento preventivo.

Los programas de GMAO avisan de forma rutinaria a los usuarios de los programas de mantenimiento preventivo definidos por el usuario, enviándoles alertas cuando llega el momento de realizar una tarea concreta. Este enfoque proactivo garantiza que todos los pasos de mantenimiento programado necesarios se lleven a cabo a tiempo, reduciendo así el riesgo de posibles fallos sistémicos y tiempos de inactividad imprevistos.

Reto 3: Gestión del tiempo de inactividad de los equipos mediante GMAO

Las paradas imprevistas de los equipos son una pesadilla para cualquier departamento de mantenimiento. No sólo provoca la paralización de la producción, sino que también ocasiona importantes pérdidas económicas y de recursos. Una vez más, una GMAO robusta resulta decisiva para mitigar estas situaciones.

El software de GMAO cuenta con una herramienta de análisis avanzado que ofrece al personal de mantenimiento la posibilidad de supervisar y gestionar los indicadores clave de rendimiento (KPI). Al analizar estos KPI, el sistema genera programas precisos de mantenimiento predictivo, identificando posibles ineficiencias y fallos de los equipos antes de que se produzcan.

Además, en caso de avería inesperada de un equipo, un GMAO proporciona una forma sistemática y eficaz de registrar y seguir las órdenes de trabajo, agilizar la comunicación entre equipos y asignar responsabilidades. Esta capacidad de respuesta rápida no solo reduce la duración del tiempo de inactividad, sino que también evita que los problemas menores se conviertan en problemas mayores.

Reto 4: La GMAO resuelve el control inexacto del inventario

Los departamentos de mantenimiento suelen tener problemas con el control de inventarios. Un seguimiento ineficaz de las piezas de repuesto puede dar lugar a un exceso de existencias, escasez o uso de piezas incorrectas, lo que se traduce en gastos innecesarios.

En este caso, el software de GMAO desempeña un papel importante al ofrecer un sistema integral de gestión de inventarios. Lleva un registro de todas las piezas de repuesto y materiales en stock, su ubicación y el número de artículos en pedido.

Al automatizar la gestión del inventario, una GMAO permite a los responsables de mantenimiento tomar decisiones de compra informadas y evitar tanto el exceso de existencias como el desabastecimiento, lo que permite un control del inventario justo a tiempo (JIT). El seguimiento en tiempo real del uso del inventario también ayuda a identificar las mermas, reduciendo las pérdidas por robo, daños o desperdicio.

Además, la GMAO puede integrarse con otros sistemas, como los de compras y cadena de suministro, facilitando una coordinación perfecta entre los distintos departamentos. Este enfoque integrado garantiza que las piezas estén disponibles cuando se necesiten, lo que contribuye a reducir los tiempos de inactividad y a mejorar la eficiencia operativa.

Desafío 5: GMAO y simplificación del cumplimiento de la normativa

En muchas industrias, el cumplimiento de normas y directrices estrictas es una necesidad absoluta. Estas normas, establecidas por organismos reguladores, están diseñadas para garantizar el mantenimiento de la seguridad, la eficacia y la calidad de determinados procedimientos y operaciones. Sin embargo, la gestión y el seguimiento de estos asuntos relacionados con el cumplimiento pueden resultar abrumadores para muchas organizaciones, sobre todo para las que dependen de sistemas manuales. Aquí es donde entra en juego el software del sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO).

Una GMAO puede agilizar considerablemente el cumplimiento de la normativa organizando de forma lógica y eficaz toda la información reglamentaria y automatizando las actividades necesarias para su cumplimiento. Por ejemplo, al establecer tareas basadas en activadores para las inspecciones rutinarias o programar el mantenimiento preventivo, una GMAO puede garantizar que las inspecciones y comprobaciones de los equipos se realicen en los momentos correctos y de acuerdo con las normas del sector.

El software también cuenta con eficaces funciones de seguimiento de auditorías. Al mantener un registro exhaustivo de todas las operaciones de mantenimiento, permite a la dirección supervisar eficazmente el cumplimiento de la normativa y subsanar cualquier deficiencia. El riesgo de incumplimiento se reduce porque todo queda registrado, almacenado y fácilmente accesible, y puede presentarse en un plazo breve si lo requiere una autoridad reguladora.

Además, el software facilita a los administradores de fincas la documentación de procedimientos de seguridad, licencias y certificaciones. Deja un rastro de auditoría que muestra quién hizo qué y cuándo, ofreciendo una clara rendición de cuentas en toda la organización.

Reto 6: Priorizar las reparaciones con la GMAO

Priorizar las tareas de reparación puede ser un reto importante, especialmente para las grandes empresas con numerosos equipos. A menudo, las reparaciones compiten por los recursos y, cuando se realizan por orden de llegada, las tareas importantes pueden retrasarse, lo que prolonga el tiempo de inactividad y aumenta los costes de reparación.

Sin embargo, una GMAO puede revolucionar este proceso. La herramienta permite a los gestores priorizar los problemas de mantenimiento en función de distintos factores, como la criticidad de los equipos, la gravedad del problema en sí y el impacto operativo global. De este modo, se garantiza que los activos de alta prioridad permanezcan operativos en la medida de lo posible.

Una de las funciones de muchas soluciones de GMAO es la posibilidad de puntuar o clasificar las órdenes de trabajo en función de determinados parámetros. Esta función ayuda a tener una idea clara de cuáles son las reparaciones más urgentes y permite una planificación eficaz de los recursos de mantenimiento. Además, el software proporciona actualizaciones en tiempo real sobre el estado de cada tarea de reparación, lo que facilita a los jefes de equipo la gestión del flujo de trabajo y evita la acumulación de tareas.

En última instancia, priorizar las reparaciones con una GMAO ayuda a reducir al mínimo el tiempo de inactividad, minimizar las lesiones, prolongar la vida útil de los activos, mantener un lugar de trabajo productivo y mejorar las operaciones generales de la empresa.

Desafío 7: Maximizar la vida útil de los equipos mediante la GMAO

Una de las inversiones más importantes para cualquier empresa gira en torno a sus equipos. Por ello, prolongar la vida útil de estos activos es una prioridad absoluta. Por desgracia, muchas empresas siguen empleando estrategias de mantenimiento reactivo, reparando las máquinas sólo cuando se averían. Este enfoque provoca frecuentes tiempos de inactividad y reduce la vida útil de los equipos.

Aquí es donde brilla el software de GMAO. Una de las principales ventajas de una GMAO es su capacidad para facilitar el mantenimiento preventivo y predictivo. Este software permite a las empresas programar, realizar un seguimiento y documentar las tareas de mantenimiento regulares, garantizando que los equipos se revisan a intervalos óptimos para evitar averías antes de que se produzcan.

Además de hacer que el mantenimiento sea más sistemático, una GMAO proporciona información crucial sobre el rendimiento y el estado de cada equipo. Al supervisar continuamente estos parámetros, el análisis predictivo puede detectar patrones o anomalías que sugieren posibles problemas de rendimiento. Cuando estos problemas se abordan a tiempo, se prolonga la vida útil del equipo y se reduce la necesidad de costosas sustituciones.

Además, la documentación exhaustiva del historial de mantenimiento que proporciona la GMAO permite a los gestores determinar cuándo los equipos se acercan al final de su vida útil. Analizando el historial de reparaciones, los costes y el tiempo de inactividad, los gestores pueden tomar decisiones informadas sobre cuándo sustituir los activos, optimizando así la gestión del ciclo de vida de los equipos.

Desafío 8: Garantizar una calidad de mantenimiento excelente con la GMAO

Un reto recurrente al que se enfrentan muchos departamentos de mantenimiento es mantener una alta calidad de servicio. A menudo, las tareas de mantenimiento preventivo pueden pasarse por alto debido a otras necesidades urgentes, lo que puede provocar averías o fallos en los equipos. Además, las discrepancias en la forma en que los distintos técnicos realizan una reparación pueden provocar incoherencias en la calidad del trabajo.

Afortunadamente, los programas de GMAO ofrecen una solución a estos problemas. Pueden estandarizar los protocolos de servicio, fomentando la coherencia en la forma de realizar el trabajo en todo el equipo de mantenimiento. Al indicar a cada técnico exactamente los pasos que debe seguir para cada tipo de trabajo, las empresas pueden reducir al mínimo la posibilidad de error y aumentar así la calidad de su trabajo de mantenimiento.

Además, con su función de programación automatizada, la GMAO garantiza que las tareas de mantenimiento preventivo se lleven a cabo a tiempo, reduciendo así la posibilidad de que se produzcan averías inesperadas en los activos. Y lo que es más importante, el sistema hace un seguimiento de cuándo se realizan las comprobaciones y quién las realiza, proporcionando un registro detallado que permite la transparencia y la rendición de cuentas en las labores de mantenimiento.

Reto 9: Reducir los costes de mantenimiento mediante la GMAO

Los costes de mantenimiento, sobre todo los imprevistos, pueden suponer un reto importante para el presupuesto de una empresa. Las facturas de reparaciones inesperadas y los gastos en nuevos equipos por averías prematuras pueden acumularse y mermar los beneficios de la organización.

Los sistemas de GMAO están diseñados para ayudar a las empresas a reducir estos costes. Con un plan de mantenimiento completo y un programa de mantenimiento preventivo bien estructurado, las empresas pueden mantener los equipos en condiciones óptimas, evitando fallos prematuros y sustituciones innecesarias. Este planteamiento ahorra dinero a largo plazo al prolongar la vida útil de los activos.

Reto 10: Racionalizar la comunicación con la GMAO

Una comunicación clara, oportuna y eficaz es crucial en la gestión del mantenimiento. Sin embargo, los equipos y departamentos de mantenimiento suelen tener problemas de falta de comunicación o retrasos en el flujo de información, lo que provoca ineficiencias y errores.

Los programas de GMAO resuelven este problema centralizando la comunicación. Con un sistema de GMAO, los técnicos pueden actualizar el estado de los trabajos en tiempo real, lo que permite a los responsables hacer un seguimiento de los avances y realizar los ajustes necesarios de inmediato. Los equipos también pueden notificarse al instante los cambios o problemas, lo que minimiza los retrasos.

Además, las aplicaciones móviles de GMAO facilitan a los técnicos de campo datos en tiempo real e instrucciones detalladas, eliminando la necesidad de papeleo y múltiples llamadas telefónicas. Esta tecnología no solo aumenta la eficiencia, sino que también reduce la posibilidad de errores debidos a malentendidos.

Conclusión: El valor de la GMAO para resolver los retos del mantenimiento

En conclusión, la gestión del mantenimiento está plagada de retos que, si no se abordan, pueden dar lugar a ineficiencias operativas, mayores costes y menor calidad del servicio. Sin embargo, con la ayuda de los software de GMAO, estos retos pueden mitigarse eficazmente.

Desde garantizar un trabajo de mantenimiento constante y de alta calidad, reducir costes mediante el mantenimiento preventivo y el seguimiento de costes, hasta agilizar la comunicación para lograr una mayor productividad, el software de GMAO demuestra ser una herramienta inestimable para cualquier departamento de mantenimiento.

Por encima de todo, la adopción de un software de GMAO demuestra un paso proactivo hacia una gestión del mantenimiento estratégica, planificada y eficaz. Mientras las empresas siguen buscando estrategias para mejorar sus operaciones, no se puede ignorar el papel del mantenimiento de calidad y, con él, la importancia de implantar un sistema de GMAO robusto. Con la plataforma adecuada, incluso los retos de mantenimiento más complejos pueden resolverse, promoviendo el éxito general de cualquier organización.